De vakantieperiode(n) staan weer voor de deur; een reminder over het vervallen van wettelijke vakantiedagen

In Nederland heeft de werknemer recht op 4x de overeengekomen arbeidsduur aan wettelijke vakantiedagen. Veelal zeggen we minimaal vier weken vakantie per jaar. Bovenop deze wettelijke vakantiedagen kan de werknemer wellicht op grond van de cao of individueel gemaakte afspraken recht hebben op extra vakantiedagen, de zogenoemde bovenwettelijke vakantiedagen.

Op grond van artikel 7:640a BW vervalt de aanspraak op de wettelijke vakantiedagen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de wettelijke vakantiedagen zijn opgebouwd, tenzij de werknemer tot aan dat tijdstip redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen.
Wat betekent dit concreet in de praktijk: de opgebouwde en nog niet genoten vakantiedagen uit 2023 vervallen per 1 juli 2024. (Let op: in de cao kan een afwijkende termijn bepaald zijn.)

Mag je dan ‘zomaar’ een streep zetten door het betreffende saldo op 1 juli 2024? Nee, dat mag niet zomaar. Als werkgever heb je wel een vergaande zorg- en daarmee samenhangende informatieverplichting richting je werknemer(s), dit met als doel dat de werknemer ook echt gebruik maakt van zijn jaarlijks recht op vakantie met behoud van loon.

Concreet betekent dit dat je als werkgever je werknemer tijdig en op transparante wijze moet informeren over de openstaande vakantiedagen en op de gevolgen van het niet-opnemen hiervan (namelijk: het verval van aanspraak op deze dagen per 1 juli). De jurisprudentie is er helder over; neemt een werknemer zonder volledige kennis van de consequenties zijn of haar vakantie niet op, dan is de werkgever zijn zorg- en informatieverplichting richting de betreffende werknemer niet (voldoende) nagekomen. [zie bijvoorbeeld Gerechtshof Den Haag]
En wat is dan daar de consequentie van? Een rechtsvordering tot toekenning van de wettelijke vakantie ex. artikel 7:640a BW vervalt dan niet, inhoudende dat je als werkgever geen beroep kan doen op de vervaltermijn. (Datzelfde geldt dan ook voor de verjaring van die wettelijke vakantiedagen ex artikel 7:642 BW.)

Wat staat je dan als werkgever te doen?

1. Allereerst zorg voor een deugdelijke verlofadministratie met onderscheid in wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.
   (De werknemer neemt daarbij als eerste op wat hij/zij als eerste verliest (vervalt))
2. Wijs je werknemer(s) tijdig (dus ruim voor 1 juli), schriftelijk en concreet over het openstaande saldo aan wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen;
3. Benoem het belang van opnemen van de vakantiedagen, geef de werknemer de reële kans om de vakantiedagen op te nemen en daarmee te genieten van de vrije dagen;
4. Benoem de gevolgen van het niet opnemen van de wettelijke vakantiedagen, onder andere inhoudende dat per 1 juli de dan nog openstaande wettelijke vakantiedagen komen te vervallen.
5. Het informeren, benoemen en wijzen op (punt 2 tot en met 4) dient dus schriftelijk te gebeuren, wat tevens inhoud dat dit per email mag.

Resumé.
Werkgevers hebben richting hun werknemers een vergaande zorg- en daarmee samenhangende informatieverplichting. Dit met als doel dat werknemers ook daadwerkelijk gebruik kunnen maken van hun recht op jaarlijks (door)betaalde vakantie. Naast het bijhouden van een deugdelijke verlofadministratie, moeten werkgevers werknemers er ook actief toe bewegen vakantiedagen op te nemen. In het verlengde daarvan doen werkgevers er uitermate verstandig aan werknemers tijdig, schriftelijk en expliciet op te wijzen wat de gevolgen zijn van het niet opnemen van vakantie. Doet een werkgever dat niet, dan kan hem later worden verweten dat hij zijn zorg- en informatieverplichting richting de werknemer niet is nagekomen. 
Wat kost dat?
Mogelijk de opname of uitbetaling van een zogenoemd stuwmeer aan vakantiedagen.

Heeft u aanvullend vragen over dit onderwerp? Laat het ons gerust weten, graag helpen wij verder.